PERENCANA DAN PERENCANAAN STRATEGIS

A.    Pengertian Perencanaan Dan Rencana

Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, Mancing, directing, dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar risiko yang ditanggung itu relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan, dan kebijakan direncanakan terlebih dahulu. Perencanaan ini adalah masalah ”memilih” artinya memilih tujuan, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

Bagaimana hubungan perencanaan (planning) dengan rencana (plan)? Perencanaan diproses oleh perencana (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana.

Dalam suatu rencana ditetapkanlah ”tujuan yang ingin dicapai dan pedomanpedoman untuk mencapai tujuan itu". Kenapa perencanaan dan rencana sangat penting? Perencanaan dan rencana sangat penting, karena:

1.      Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.

2.      Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.

3.      Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.[1]

4.      Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

B.     Asas-Asas Perencanaan (Principles Of Planning)

1.      Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

2.      Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya.

3.      Principle of primacy of planning (asas pen gutamaan perencanaan) Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, organizing, staying, directing, dan controlling. Seorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam menjalankan kebijaksanaan.

4.      Principle of pervaxiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)

Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingkat tinggi) banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas berhasilnya rencana itu.

5.      Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)

Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premispremis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6.      Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja) Kebijaksanaan ini mewujudkanfpola kerja, prdsedur-prosedur kerja, dan program-program kerja tersusun.[2]

7.       Principle of timing (asas waktu)

Adalah perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8.      Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan)

Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya.

9.      Principle ofalternative (asas alternatif)

Altematif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10.  Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)

Dalam pemilihan altematif-altematif, pertama-tama harus ditujukan pada faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan pembatasan faktor mempakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.

11.  The commitment principle (asas keterikatan)

Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12.  The principle of fiembzliry (asas fleksibilitas)

Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13.  The principle of naviigation change (asas ketetapan arah) Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus-menerus terhadap kejadianxkejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tiijuan.

14.  Princzple of strategic planning (asas perencanaan strategis)

Dalam kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.[3]

Maksud perencanaan (purpose of planning)

1.      Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas altematif-altematif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program.

2.      Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul, jika suatu alternatif cara bertindak ditemukan.

3.      Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana yang dikehendaki.

4.      Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.

5.      Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.

Tujuan perencanaan (objective of planning)

1.      Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

2.      Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.      Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

4.      Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

5.      Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6.      Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.      Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

9.      Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.[4]

C.    Jenis-Jenis Rencana

1.      Tujuan (Objective)

Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus wajar, rasional, ideal, dan cukup menantang untuk diperjuangkan dan dapat dicapai oleh orang banyak. Tegasnya, tujuan yang diinginkan itu harus ditetapkan, dupaya perencanaan itu tidak mengambang.

2.      Kebijaksanaan (Policy)

Kebijaksanaan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpkir dan darah dalam pengambilan keputusan. Karena dengan kebijaksanaan ini maka rencana akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir dari pengambil keputusan kearah tujuan yang diinginkan.

Dalam praktek pengertian kebijaksanaan sering ditafsirkan salah, karena banyak yang menafsirkan, bahwa kebijaksanaan diartikan penyimpangan dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan. Padahal pengertian kebijaksanaan itu adalah suatu batas dalam pengambilan keputusan yang diperbolehkan.[5]

3.      Prosedur

Prosedur-prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan. Prosedur benar-benar merupakan petunjuk-petunjuk untuk tindakan dan bukan untuk cara berfikir. Prosedur memberikan detail-detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu harus dilaksanakan. Esensinya adalah rentetan tindakan yang diatur secara kronologis atau berurutan.[6]

4.      Rule

Rule adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaannya tidak sama. Perbedaannya terletak dalam hal bahwa rule tidak menurut urutan-urutan tindakan dan waktu pelaksanaan pekerjaan. Persamaannya adalah baik rule maupun prosedur sama-sama memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik. Perbedaan antara rule dengan policies terletak dalam hal bahwa policies bertujuan memberikan bimbingan atau menentukan pemikiran dalam pengambilan keputusan dengan menegaskan atau menentukan batas-batas lapangan tindakan sedangkan rule tidak dimaksudkan untuk membimbing pemikiran, melainkanmemberikan bimbingan agar setiap tindakan jangan menyimpang dari peraturan.

5.      Program

Program adalah satu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret Rencana ini konkret, karena dalam program sudah tercantum baik sasaran kebijaksanaan, prosedur waktu maupun anggarannya. Jadi, program juga merupakan usahausaha untuk mengefektifkan rangkaian; tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidangnya masingmasing.

Suatu rencana umumnya meliputi bidang-bidang produksi, finansial, personalia, dan pemasaran yang masing-masing disusun dalam berbagai program. dan setiap program ini harus saling menunjang pelaksanaan berbagai macam program itu.

Dalam praktek sering pimpinan minta rencana, seharusnya yang dimintakan itu ialah program. Programming adalah proses penyusunan suatu program, jadi programming sifatnya dinamis, sedang program sifatnya statis.

6.      Budget

Budget (anggaran) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Dalam anggaran ini hendaknya tercantum besarnya biaya dan hasil yang akan diperoleh. Jadi, anggaran harus rasional. Untuk jelasnya pengertian budget ini penulis mengutip definisi sebagai berikut. Budget adalah suatu ikhtiar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam kesatuan uang.[7]

7.      Metode

Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan berhubungan dengan prosedur. Suatu prosedur terdiri dari serangkaian tindakan.

George R. Terry

A method can be defined a5 the result of determining the manner of work performance ofa task giving adequate consideration of the objectives, facilities available and total expenditures of time, money, and effort. Artinya:

Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitasfasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha.

8.      Strategi

Strategi (siasat) adalah juga termasuk jenis rencana, karena akan menentukan tindakan-tindakan pada masa datang untuk mencapai tujuan yang diinginkan Strategi ini pada hakikatnya adalah suatu interpretative planning yang dibuat dengan memperhitungkan rencana saingan. Penyusunan strategi (siasat) ini didasarkan atas pemanfaatan keunggulan-keunggulan kita daripada saingan. Celahcelah kelemahan saingan harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya, sehingga kita unggul dalam persaingan tersebut.

Strategi (siasat) ini kerahasiaannya tinggi (top secret), jangan sampai saingan mengetahuinya, agar tidak ada kontra strategi dan pihak-pihak saingan.[8] Strategi pada dasarnya adalah penentuan cara yang harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektif, dan dalamjangka waktu yang relatif singkat serta tepat menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

D.    Prediction And Primacyplanning

Perencanaan pada dasarnya ditetapkan berdasarkan peramalan (perkiraan) asumsi-asumsi masa yang akan datang. Prediction berarti perkiraan-perkiraan yang nonilmiah, sehingga kepastiannya sangat diragukan. Misalnya, jika hari sangat panas, sering diperkirakan orang akan turun hujan.

Planning prediction ini merupakan perencanaan yang tidak didasarkan atas analisis dan perhitungan ilmiah dari data, informasi, dan fakta, tetapi hanya didasarkan atas perkiraan (ramalan-ramalan) saja. Primacy (premises) adalah ramalan-ramalan yang berdasarkan ilmiah atas analisis dan perhitungan dari data, informasi, dan fakta.

Planning premises adalah perencanaan ilmiah yang didasarkan atas ramalanranialan (asumsi-asumsi) yang menyatakan suatu latar belakang dari kejadiankejadian yang akan terjadi diperkirakan mempengaruhi rencana. Premis harus didasarkan pada analisis data, informasi, fakta, dan mengasumsikan kejadian-kejadian yang akan terjadi pada masa depan, baik yang mendukung maupun yang menghambat rencana. Dengan demikian kita dapat menetapkan suatu rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.[9]

E.     Keuntungan Dan Kerugian Perencanaan

Keuntungan perencanaan

1.      Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional.

2.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan ekonomis.

3.      Perencanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

4.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.

5.      Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

6.      Perencanaan dapat memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan.

7.      Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merangsang prestasi kerja.

9.      Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan de iganjelas dan lengkap.

10.  Dengan perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.

Kerugian perencanaan

1.      Perencanaan akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.

3.      lnformasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang. belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.      Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

5.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

Syarat-syarat perencanaan dan rencana

Syarat-syarat perencanaan yang baik, yaitu:

1.      Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya.

2.      Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data, dan fakta.

3.      Menetapkan beberapa alternatif dan premises-nya.

4.      Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana.[10]

Jangka Waktu Dan Rencana

1.      Rencana jangka panjang (long term planning ) waktunya lebih dari lima tahun

2.      Rencana jangka menengah (middle term planning ), waktunya antara 2 sampai dengan 5 tahun.

3.      Rencana jangka pendek (short term planning), waktunya antara 1 sampai dengan 2 tahun.[11]

F.     Perencana (Planner)

Perencanaan diproses oleh perencana dan hasilnya berupa rencana. Perencanaan sifatnya dinamis, sedangkan rencana sifatnya statis yang di dalamnya telah ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaannya. Rencana inilah yang akan dilakukan oleh para pelaku manajemen itu.

Pada dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana (planner). Perbedaannya hanya terletak dalam luasnya rencana yang disusunnya. Semakin tinggi posisi pejabat dalam organisasi maka semakin luas bidang rencana yang disusunnya, seperti rencana menyeluruh (master plan), rencana bagian, dan rencana teknik pelaksanaannya. Perencanaan itu adalah:

1.      Manajer yang melaksanakan perencanaannya sendiri.

2.      Manajer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan.[12]

3.      Manajer yang menetapkan bagan hawahannya yang merencanakan.

4.      Bawahan yang merencanakan dan yang memutuskan manajer.

5.      Joint participation in planning.[13]

---

[1] Malayu Hasibuan, Manajeme, Jakarta: Bumi Aksara, 2016. hlm.  91.

[2] Ibid., hlm.  93.

[3] Ibid., hlm.  94.

[4] Ibid., hlm. 95.

[5] Ibid., hlm. 96. 

[6] Ibid., hlm. 97.

[7] Ibid., hlm. 100-101.

[8] Ibid., hlm. 102.

[9] Ibid., hlm. 105

[10] Ibid., hlm. 110.

[11] Ibid., hlm. 111.

[12] Ibid., hlm. 115.

[13] Ibid., hlm. 116

Share this post